Chính sách quyền riêng tư

01Chúng tôi là ai

Virtaforce Company Limited ("Virtaforce", "chúng tôi") là công ty đăng ký tại Việt Nam, mã số doanh nghiệp 0317708835, trụ sở chính tại Văn phòng 9.14, Tầng 9, Tòa nhà Golden King, số 15 Nguyễn Lương Bằng, Phường Tân Mỹ, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Đội ngũ của chúng tôi làm việc từ xa trên khắp Việt Nam. Chúng tôi vận hành trợ lý ảo và vận hành, chăm sóc khách hàng và trợ lý điều hành cho các công ty ở nước ngoài, kết hợp đội ngũ của mình với công cụ AI.

Với dữ liệu cá nhân nêu trong chính sách này, chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu: chúng tôi quyết định mục đích và cách thức sử dụng dữ liệu, và chịu trách nhiệm về dữ liệu đó. Mọi câu hỏi hoặc yêu cầu về dữ liệu của bạn, xin gửi đến privacy@virtaforce.com. Người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Virtaforce đọc mọi thư gửi đến địa chỉ này.

02Chính sách này áp dụng cho ai

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu cá nhân của:

• người truy cập trang web này;
• người liên hệ với chúng tôi qua email, biểu mẫu liên hệ, WhatsApp, Zalo hoặc LinkedIn;
• nhân viên của khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp và đối tác làm việc với chúng tôi thay mặt công ty họ;
• người ứng tuyển làm việc với chúng tôi.

Chính sách này không áp dụng cho dữ liệu chúng tôi xử lý thay mặt khách hàng khi thực hiện công việc họ thuê. Phần đó được giải thích ở mục "Dữ liệu chúng tôi xử lý cho khách hàng" bên dưới. Nhân viên của chúng tôi nhận một thông báo riêng.

03Trang web này thu thập gì

Trang web này được xây dựng để thu thập ít nhất có thể:

• Trang không đặt cookie và không lưu gì trong trình duyệt của bạn.
• Trang không dùng công cụ phân tích, quảng cáo, mạng xã hội hay theo dõi nào. Phông chữ, hình ảnh và mã lệnh đều tải từ máy chủ của chính chúng tôi, nên lượt truy cập của bạn không được báo cho bên nào khác.
• Biểu mẫu liên hệ không gửi gì cả. Biểu mẫu soạn một email trong ứng dụng thư của bạn để bạn đọc, sửa hoặc bỏ trước khi gửi.
• Giờ địa phương trên trang Liên hệ được tính ngay trong trình duyệt của bạn và không gửi cho chúng tôi.

Trang web này được lưu trữ bởi StableHost trên máy chủ tại Singapore. Như mọi máy chủ web, máy chủ này ghi lại thông tin kỹ thuật của mỗi lượt truy cập: địa chỉ IP, loại trình duyệt, trang được yêu cầu và thời gian. Các bản ghi này được giữ để trang hoạt động ổn định và an toàn, không dùng để nhận diện hay lập hồ sơ người truy cập.

Vì trang không dùng cookie hay công cụ theo dõi nên không hiển thị thông báo cookie. Nếu sau này chúng tôi bổ sung các công cụ đó, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này trước và, khi pháp luật yêu cầu, xin sự đồng ý của bạn trước khi chúng hoạt động. Các tín hiệu như Global Privacy Control sẽ được tôn trọng.

Các nút WhatsApp, Zalo và LinkedIn đưa bạn đến các dịch vụ đó. Hoạt động của bạn ở đó tuân theo chính sách quyền riêng tư của chính các dịch vụ này.

04Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập

Chúng tôi không yêu cầu dữ liệu cá nhân nhạy cảm, như sức khỏe, tôn giáo, quan điểm chính trị, dữ liệu sinh trắc học hay thông tin tài khoản tài chính, từ người truy cập, người liên hệ hay khách hàng. Ứng viên được chọn tuyển chỉ được yêu cầu cung cấp giấy tờ tùy thân và hồ sơ tương tự khi pháp luật yêu cầu để ký hợp đồng lao động, và được thông báo trước cần gì và vì sao.

05Chúng tôi sử dụng dữ liệu thế nào, trên cơ sở pháp lý nào

Chúng tôi chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân cho các mục đích dưới đây. Mỗi luật gọi tên cơ sở xử lý dữ liệu khác nhau; bảng dưới nêu cơ sở theo GDPR của EU và Anh, còn theo pháp luật Việt Nam các mục đích này dựa trên hợp đồng, sự đồng ý hoặc nghĩa vụ pháp lý, và trên các cơ sở tương đương ở nơi khác.

Khi dựa trên lợi ích hợp pháp, chúng tôi đã cân nhắc lợi ích đó với quyền của bạn và bạn có thể phản đối bất cứ lúc nào. Khi dựa trên sự đồng ý, bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào; việc này không ảnh hưởng đến những gì đã thực hiện trước đó. Chúng tôi không dùng dữ liệu cá nhân cho mục đích mới mà không báo cho bạn, và xin lại sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

Chúng tôi không đưa ra quyết định có hệ quả pháp lý hoặc ảnh hưởng đáng kể tương tự đến bạn chỉ bằng phương tiện tự động. Mọi quyết định về tuyển dụng, khách hàng và hợp đồng đều do con người tại Virtaforce đưa ra.

06Dữ liệu chúng tôi xử lý cho khách hàng

Do tính chất công việc, nhân viên của chúng tôi thường làm việc trên hệ thống của khách hàng: hệ thống hỗ trợ, hộp thư, lịch, tài liệu hoặc hồ sơ khách hàng của họ. Dữ liệu đó thuộc về khách hàng. Với dữ liệu này, khách hàng là bên kiểm soát và chúng tôi là bên xử lý (ở một số bang của Hoa Kỳ gọi là nhà cung cấp dịch vụ). Điều này có nghĩa là chúng tôi:

• chỉ dùng dữ liệu để làm công việc khách hàng yêu cầu, theo thỏa thuận bằng văn bản và chỉ dẫn được ghi nhận của khách hàng;
• chỉ cấp quyền truy cập cho nhân viên được phân công cho khách hàng đó, mỗi người đều có nghĩa vụ bảo mật;
• không bán, không kết hợp với dữ liệu khác và không dùng cho mục đích riêng của chúng tôi;
• chỉ nhờ công ty khác hỗ trợ xử lý khi khách hàng đồng ý;
• báo cho khách hàng không chậm trễ khi phát hiện sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu đó;
• hỗ trợ khách hàng trả lời yêu cầu của khách hàng của họ và thực hiện nghĩa vụ pháp lý của chính họ;
• trả lại hoặc xóa dữ liệu khi công việc kết thúc, theo lựa chọn của khách hàng, trừ khi pháp luật yêu cầu chúng tôi lưu giữ.

Các cam kết này được ghi trong thỏa thuận xử lý dữ liệu của chúng tôi, khách hàng ký cùng hợp đồng dịch vụ và có thể yêu cầu bất cứ lúc nào.

Nếu bạn là khách hàng của một khách hàng của chúng tôi và muốn biết dữ liệu của mình được dùng thế nào, xin liên hệ công ty đó. Chính sách quyền riêng tư của công ty đó được áp dụng. Nếu bạn liên hệ chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu của bạn cho họ ngay.

07Chúng tôi chia sẻ dữ liệu với ai

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân khi cần, và chỉ ở mức cần thiết:

• Các công ty cung cấp dịch vụ cho chúng tôi, liệt kê bên dưới, cùng công ty kế toán, ngân hàng và đơn vị thanh toán, và nền tảng tuyển dụng. Họ chỉ được dùng dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi, theo hợp đồng.
• Cố vấn chuyên môn như luật sư, kiểm toán viên và kế toán, là những người có nghĩa vụ bảo mật.
• Tòa án, cơ quan quản lý, cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước khác, khi pháp luật yêu cầu. Chúng tôi kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu trước khi trả lời và chỉ cung cấp đúng phạm vi yêu cầu.
• Bên mua lại hoặc nhà đầu tư vào doanh nghiệp của chúng tôi, nếu có, với cùng mức bảo vệ như chính sách này.

Các dịch vụ chính lưu giữ dữ liệu cá nhân cho chúng tôi:

Chúng tôi không bán, không cho thuê và không chia sẻ dữ liệu cá nhân cho quảng cáo nhắm mục tiêu.

08Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Chúng tôi đặt trụ sở tại Việt Nam và có khách hàng ở nhiều nước, nên dữ liệu cá nhân được chuyển giữa Việt Nam, quốc gia nơi bạn ở và các quốc gia nơi nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi đặt máy chủ. Dù ở đâu, dữ liệu đều được bảo vệ như chính sách này mô tả.

• Dữ liệu từ EU, EEA, Vương quốc Anh hoặc Thụy Sĩ được chuyển theo các điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu, kèm phụ lục của Anh hoặc điều chỉnh của Thụy Sĩ khi cần, hoặc một biện pháp bảo đảm khác mà các luật đó công nhận. Bạn có thể yêu cầu chúng tôi cung cấp bản sao.
• Dữ liệu chuyển ra khỏi Việt Nam được chuyển sau khi lập hồ sơ đánh giá tác động theo pháp luật Việt Nam, và nộp cho Bộ Công an khi pháp luật yêu cầu.
• Dữ liệu chuyển từ các nước khác, như Singapore, Úc, UAE và Ả Rập Xê Út, được chuyển theo hợp đồng buộc bên nhận bảo vệ dữ liệu ở mức tương đương pháp luật của nước gửi dữ liệu.

09Thời gian lưu giữ

Khi hết thời hạn, chúng tôi xóa dữ liệu hoặc ẩn danh hóa để dữ liệu không còn nhận diện được bất kỳ ai.

10Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với mức độ rủi ro, bao gồm:

• chỉ những người cần cho công việc mới được truy cập, và quyền truy cập bị thu hồi khi vai trò thay đổi;
• mọi nhân viên đều có nghĩa vụ bảo mật;
• kết nối mã hóa cho trang web này và các dịch vụ chúng tôi sử dụng;
• dịch vụ của các nhà cung cấp uy tín có bảo mật được kiểm toán độc lập: Google Workspace (ISO/IEC 27001 và SOC 2) và Bubble (SOC 2 Type II, dữ liệu được mã hóa khi truyền và khi lưu trữ).
• đăng nhập nhiều lớp cho các tài khoản chứa dữ liệu cá nhân;
• đào tạo định kỳ cho nhân viên về xử lý dữ liệu cá nhân và hệ thống của khách hàng;
• kế hoạch ứng phó sự cố bằng văn bản.

Nếu một sự cố có khả năng gây rủi ro cho quyền của người khác, chúng tôi báo cơ quan quản lý có thẩm quyền trong 72 giờ kể từ khi phát hiện, như pháp luật Việt Nam, EU và Anh yêu cầu, và báo cho những người bị ảnh hưởng không chậm trễ khi rủi ro với họ ở mức cao, nêu rõ chuyện gì đã xảy ra và họ có thể làm gì. Khi dữ liệu của khách hàng bị ảnh hưởng, chúng tôi báo cho khách hàng không chậm trễ để họ cũng làm như vậy.

11Quyền của bạn

Chúng tôi dành các quyền sau cho mọi người, dù họ sống ở đâu, kể cả khi luật nơi họ sống quy định ít hơn. Bạn có thể yêu cầu chúng tôi:

• cho biết chúng tôi có giữ dữ liệu cá nhân của bạn không, và sử dụng thế nào;
• cung cấp bản sao dữ liệu, ở định dạng điện tử thông dụng nếu bạn muốn chuyển sang nơi khác;
• chỉnh sửa dữ liệu nếu sai hoặc thiếu;
• xóa dữ liệu, trừ khi pháp luật buộc chúng tôi lưu giữ;
• ngừng hoặc hạn chế việc sử dụng dữ liệu, hoặc ngừng dùng cho một mục đích cụ thể;
• ngừng gửi tin tức kinh doanh cho bạn, bất cứ lúc nào và không cần nêu lý do;
• rút lại sự đồng ý bạn đã đưa ra.

Bạn cũng có quyền khiếu nại với chúng tôi, và với cơ quan bảo vệ dữ liệu nơi bạn sống hoặc làm việc. Dưới đây là các luật chính có thể áp dụng cho bạn, và những điểm mỗi luật bổ sung.

• Việt Nam

  Luật

  Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP

  Cơ quan quản lý

  Bộ Công an, Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05)

  Thời hạn phản hồi ở mục "Cách gửi yêu cầu" là thời hạn luật này quy định. Việc rút lại sự đồng ý được thực hiện bằng văn bản, ví dụ qua email.

• Liên minh châu Âu và EEA

  Luật

  Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR)

  Cơ quan quản lý

  Cơ quan bảo vệ dữ liệu tại quốc gia của bạn

  Bạn có thể phản đối bất cứ lúc nào việc sử dụng dựa trên lợi ích hợp pháp của chúng tôi, và yêu cầu bản sao các biện pháp bảo đảm khi chuyển dữ liệu nêu ở trên.

• Vương quốc Anh

  Luật

  UK GDPR, Đạo luật Bảo vệ dữ liệu 2018 và Đạo luật Dữ liệu (Sử dụng và Truy cập) 2025

  Cơ quan quản lý

  Văn phòng Ủy viên Thông tin (ICO)

  Bạn có thể khiếu nại với chúng tôi trước. Chúng tôi xác nhận khiếu nại trong 30 ngày và báo kết quả không chậm trễ.

• Hoa Kỳ

  Luật

  Đạo luật Quyền riêng tư Người tiêu dùng California và luật quyền riêng tư của các bang khác, khi áp dụng với chúng tôi

  Cơ quan quản lý

  Cơ quan Bảo vệ Quyền riêng tư California, hoặc tổng chưởng lý của bang bạn

  Trong 12 tháng qua, chúng tôi đã thu thập thông tin định danh, thông tin nghề nghiệp, hồ sơ giao dịch và bản ghi máy chủ, cho các mục đích nêu trên. Chúng tôi không bán hay chia sẻ thông tin cá nhân, và không dùng thông tin cá nhân nhạy cảm để suy đoán về bạn. Bạn có thể ủy quyền cho người đại diện, và sẽ không bị đối xử khác biệt khi thực hiện quyền của mình.

• Singapore

  Luật

  Đạo luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2012

  Cơ quan quản lý

  Ủy ban Bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPC)

  Đầu mối liên hệ về dữ liệu cá nhân nêu ở trên là cán bộ bảo vệ dữ liệu của chúng tôi đối với Singapore.

• Úc

  Luật

  Đạo luật Quyền riêng tư 1988 và các Nguyên tắc Quyền riêng tư của Úc

  Cơ quan quản lý

  Văn phòng Ủy viên Thông tin Úc (OAIC)

  Dữ liệu của bạn có thể được lưu tại Việt Nam và tại quốc gia của các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Hãy khiếu nại với chúng tôi trước; nếu không hài lòng với câu trả lời trong 30 ngày, bạn có thể gửi đến OAIC.

• UAE và Ả Rập Xê Út

  Luật

  Nghị định-Luật Liên bang UAE số 45 năm 2021; Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Ả Rập Xê Út

  Cơ quan quản lý

  Văn phòng Dữ liệu UAE; Cơ quan Dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo Ả Rập Xê Út (SDAIA). Công ty tại DIFC hoặc ADGM có văn phòng bảo vệ dữ liệu riêng

  Các quyền nêu trên được áp dụng đầy đủ.

• Các nước Đông Nam Á khác

  Luật

  Bao gồm PDPA của Thái Lan, Đạo luật Quyền riêng tư dữ liệu của Philippines, PDPA của Malaysia và Luật PDP của Indonesia

  Cơ quan quản lý

  Cơ quan bảo vệ dữ liệu tại quốc gia của bạn

  Các quyền nêu trên được áp dụng đầy đủ.

12Cách gửi yêu cầu

Gửi email đến privacy@virtaforce.com và cho chúng tôi biết bạn cần gì. Bạn có thể viết bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Việc thực hiện quyền là miễn phí; chúng tôi chỉ từ chối hoặc thu một khoản phí hợp lý với những yêu cầu rõ ràng không có cơ sở hoặc quá mức, theo quy định của pháp luật, và sẽ giải thích lý do.

1. 2ngày làm việcChúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu, và đề nghị thông tin cần thiết để xác minh đúng là bạn.
2. 10ngàyĐể xem, sao chép hoặc chỉnh sửa dữ liệu của bạn.
3. 15ngàyĐể ngừng hoặc hạn chế sử dụng dữ liệu, hoặc rút lại sự đồng ý.
4. 20ngàyĐể xóa dữ liệu của bạn.

Nếu yêu cầu phức tạp, hoặc nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi cũng phải thực hiện, chúng tôi có thể cần thêm thời gian một lần, tối đa bằng thời hạn ban đầu. Khi đó, chúng tôi sẽ báo lý do cho bạn trước khi hết thời hạn đầu tiên.

13Trẻ em

Trang web và dịch vụ của chúng tôi dành cho doanh nghiệp, không dành cho trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 18 tuổi. Nếu bạn cho rằng chúng tôi đang giữ dữ liệu của trẻ em, hãy báo cho chúng tôi và chúng tôi sẽ xóa.

14Thay đổi chính sách

Khi thay đổi chính sách này, chúng tôi đăng phiên bản mới tại đây với ngày cập nhật mới ở đầu trang. Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến cách chúng tôi dùng dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ báo cho khách hàng và những người đang liên hệ với chúng tôi trước khi thay đổi có hiệu lực, và xin lại sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

Chính sách này được công bố bằng tiếng Anh và tiếng Việt. Nếu hai bản có khác biệt, bản tiếng Việt áp dụng cho các vấn đề thuộc pháp luật Việt Nam, và bản tiếng Anh áp dụng cho các vấn đề còn lại.