Cách chúng tôi làm việc

Từ cuộc gọi đầu tiên đến vận hành hằng ngày, mọi hợp tác đều đi qua bốn giai đoạn như nhau.

Mọi người làm việc bên bàn trong văn phòng tường gạch lúc chạng vạng

Xác định phạm vi

Chúng tôi bắt đầu bằng một cuộc gọi để xác định công việc: các đầu việc, công cụ bạn dùng, số giờ cần đảm nhận và cách bạn đánh giá kết quả. Chúng ta cùng thống nhất dịch vụ nào phù hợp với công việc, hoặc nên kết hợp những dịch vụ nào. Bạn nhận một bản phạm vi bằng văn bản để xác nhận trước khi bắt đầu.

Chúng tôi làm gì

  • Cùng bạn xem xét công việc qua một cuộc gọi
  • Liệt kê các đầu việc, công cụ và quyền truy cập cần thiết
  • Thống nhất dịch vụ, số giờ cần đảm nhận và cách đánh giá kết quả

Bạn nhận được gì

  • Một bản phạm vi bằng văn bản để xác nhận
  • Bức tranh rõ ràng ai làm việc gì

Chuẩn hóa quy trình

Trước khi bắt đầu, chúng tôi ghi lại công việc thành các quy trình từng bước, dựa trên hướng dẫn sẵn có của bạn nếu có. Khi dịch vụ có dùng AI, như AI Heartline, đây cũng là lúc chúng tôi thiết lập những gì AI trả lời, giọng điệu và khi nào chuyển cuộc trò chuyện cho người thật. Bạn xem lại và chỉnh sửa tất cả, để đội ngũ và AI học đúng cách làm việc của bạn.

Chúng tôi làm gì

  • Viết mỗi đầu việc thành quy trình từng bước
  • Dựa trên hướng dẫn và mẫu bạn đã có
  • Khi dùng AI, thiết lập những gì AI trả lời và khi nào chuyển cho người thật
  • Đặt quy tắc khi nào cần báo lên bạn

Bạn nhận được gì

  • Quy trình đã được bạn xem lại và chỉnh sửa
  • Một nơi ghi lại cách làm việc của bạn

Bố trí nhân sự

Chúng tôi bố trí người từ chính đội ngũ của mình cho công việc của bạn và đào tạo họ theo quy trình và công cụ của bạn. Với New Era EA, chúng tôi chọn một trợ lý điều hành riêng phù hợp với bạn và cách bạn làm việc. Mỗi hợp tác có một trưởng nhóm là đầu mối liên hệ của bạn.

Chúng tôi làm gì

  • Bố trí người từ chính đội ngũ của chúng tôi
  • Với New Era EA, chọn một trợ lý riêng phù hợp với bạn
  • Đào tạo theo quy trình và công cụ của bạn
  • Chỉ định trưởng nhóm cho hợp tác

Bạn nhận được gì

  • Một đội ngũ đã được đào tạo, sẵn sàng bắt đầu
  • Một đầu mối liên hệ

Vận hành và cải tiến

Đội ngũ làm việc mỗi ngày và kiểm tra chất lượng theo quy trình và ngưỡng bạn đặt ra. Trong quá trình đó, đội ngũ tìm ra việc lặp lại, hệ thống hóa và tự động hóa khi hợp lý, để thời gian tiết kiệm được dành cho những việc trước đây bạn chưa thể giao. Bạn nhận báo cáo mỗi tuần, và quy trình được cập nhật khi công việc của bạn thay đổi.

Chúng tôi làm gì

  • Làm việc mỗi ngày
  • Kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn bạn đặt ra
  • Tìm việc lặp lại, hệ thống hóa và tự động hóa khi hợp lý
  • Cập nhật quy trình khi công việc của bạn thay đổi

Bạn nhận được gì

  • Báo cáo hằng tuần: việc đã làm, cải tiến đã thực hiện và bước tiếp theo
  • Bảng chấm công kèm đầu việc và ghi chú
  • Công việc được làm theo cùng một cách mỗi lần

Khi đã vận hành

Bốn điều được duy trì trong suốt thời gian hợp tác.

Một người đàn ông chỉ vào bản quy trình in trong khi hai đồng nghiệp cùng xem
  • Trưởng nhóm hiểu công việc của bạn

    Mỗi khách hàng có một trưởng nhóm được chỉ định đích danh: người nắm rõ quy trình của bạn, quản lý đội ngũ hằng ngày và trao đổi trực tiếp với bạn.

  • Chất lượng kiểm tra theo cách của bạn

    Bạn quyết định cách kiểm tra chất lượng: quy trình, tỷ lệ công việc được rà soát và ngưỡng cần đạt. Chúng tôi thực hiện kiểm tra theo đúng tiêu chuẩn đó.

  • Báo cáo hằng tuần

    Mỗi tuần bạn nhận báo cáo trên cổng khách hàng và bản tóm tắt qua email: việc đã làm, cải tiến đã thực hiện và những gì chúng tôi đề xuất tiếp theo. Nếu bạn muốn trao đổi trong một cuộc họp, chúng tôi sẽ sắp xếp.

  • Giờ làm theo thỏa thuận, ghi nhận bằng bảng chấm công

    Thời gian đảm nhận theo đúng khung giờ và ca làm đã thống nhất với bạn. Bảng chấm công ghi rõ số giờ làm việc, kèm các công việc đã thực hiện và ghi chú công việc.

Hãy cho chúng tôi biết về công việc

Mô tả vị trí hoặc khối lượng công việc bạn muốn giao, chúng tôi sẽ phản hồi với phương án nhân sự phù hợp.